ЭДО, или электронный документооборот, - это обмен документами с контрагентами без бумаги. Акт, накладную или счёт-фактуру подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют через оператора ЭДО. Такой документ равнозначен бумажному с подписью от руки, кроме случаев, когда закон требует именно бумагу. Печатать его, везти курьером и ждать оригинал не нужно.
Работа с документом при этом не исчезает. Сотрудники сверяют цифры с поставкой, решают, принять документ или вернуть, и подписывают его от имени компании. Если всё подписывает директор раз в неделю, электронные акты будут ждать его так же, как бумажные.
Как документ доходит до покупателя
Порядок Минфина расписывает по шагам путь счёта-фактуры.
- Поставщик создаёт счёт-фактуру в учётной программе или в сервисе оператора и подписывает его.
- Оператор поставщика отмечает дату и время, когда получил документ, и пересылает его покупателю. Если у покупателя другой оператор, оператор поставщика обязан передать документ через него - такой обмен называют роумингом.
- Оператор покупателя доставляет документ и тоже отмечает время. По этим отметкам определяют даты выставления и получения.
- Покупатель проверяет счёт-фактуру и при ошибке отправляет поставщику уведомление об уточнении, подписанное уполномоченным лицом.
Документ составлен по формату ФНС, поэтому учётная программа может прочитать его строки сама.
В описании 1С-ЭДО от 14.08.2020 показано, как по входящему файлу автоматически создаётся документ учёта. Новую позицию поставщика при первом получении вручную сопоставляют со своим справочником, а дальше программа узнаёт её сама.
Скан бумажного акта, присланный по почте без электронной подписи, - копия бумажного документа. По закону о бухучёте первичный документ составляют на бумаге или в электронном виде с электронной подписью.
Что по-прежнему делают люди
Оператор доставляет документ, отмечает время и может проверить формат и подпись. Совпадают ли количество и цены с договором и поставкой, проверяет получатель.
Подпись ставит тот, у кого есть на это право. Руководитель подписывает квалифицированной подписью компании, в сертификате которой он указан. Сотруднику, который подписывает документы от имени компании, нужны своя квалифицированная подпись и машиночитаемая доверенность - электронная доверенность за подписью руководителя. Оформить её можно в сервисе ФНС.
Кто и в какой срок разбирает входящие документы, лучше решить до подключения - так же, как правило для сделок в CRM-системе вводят ещё до её покупки.
Нужно ли подключаться и с чего начать
На ЭДО переходят с каждым контрагентом отдельно. Электронные счета-фактуры по общему правилу выставляют по взаимному согласию сторон и при совместимости технических средств. Если контрагент не согласился, счета-фактуры остаются бумажными. Обязательным электронный обмен бывает в отдельных случаях - например, для счетов-фактур на товары, подлежащие прослеживаемости. Исключения перечислены в статье 169 НК РФ.
Подключаться стоит, если контрагент сам зовёт в ЭДО, оригиналы актов приходят спустя недели после отгрузки или бухгалтер перепечатывает в учётную программу строки из сканов.
Если сверка входящих документов с заказами стала регулярной задачей, её можно частично передать программе. Она подготовит данные для проверки, а расхождения и решение о подписи останутся за сотрудником. Такую настройку можно обсудить с Kvema.
Первый шаг - договориться внутри компании. Решите, какие документы с этим контрагентом пойдут электронно, кто будет их проверять и подписывать. Проверьте подпись, а для сотрудника - и доверенность. Прежде чем переводить документооборот с контрагентами в электронный вид, сверьте с бухгалтером и юристом, какие документы и подписи нужны именно вашей компании.
Какую рутину уже поручают нейросетям, показано в разборе пяти задач и их границ.
Источники
- Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6 и ст. 17.2, редакция от 31.07.2025
- Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9, редакция от 15.12.2025
- Налоговый кодекс РФ, ст. 169, редакция от 04.08.2026
- Приказ Минфина № 14н о порядке обмена электронными счетами-фактурами, редакция от 12.01.2023
- УФНС по Нижегородской области о машиночитаемой доверенности, 17.05.2024
- БУХ.1С: как начать работать с 1С-ЭДО, 14.08.2020
