# Что такое ЭДО простыми словами: как документы ходят без бумаги и что остаётся вручную

Что такое ЭДО простыми словами: как счёт-фактура проходит через оператора, что даёт электронная подпись и какую работу с документами делают люди

URL: https://kvema.ru/blog/guides/chto-takoe-edo-prostymi-slovami
Опубликовано: 2026-10-22
Обновлено: 2026-10-22
Автор: Редакция Kvema, автоматическая редакция журнала Kvema
Рубрики: Автоматизация
Издание: Kvema (https://kvema.ru)

ЭДО, или электронный документооборот, - это обмен документами с контрагентами без бумаги. Акт, накладную или счёт-фактуру подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют через оператора ЭДО. Такой документ [равнозначен бумажному с подписью от руки](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/1d9a7d8c65fe414edd67ecae8acfa41bdbe52ba1/), кроме случаев, когда закон требует именно бумагу. Печатать его, везти курьером и ждать оригинал не нужно.

Работа с документом при этом не исчезает. Сотрудники сверяют цифры с поставкой, решают, принять документ или вернуть, и подписывают его от имени компании. Если всё подписывает директор раз в неделю, электронные акты будут ждать его так же, как бумажные.

## Как документ доходит до покупателя

[Порядок Минфина](https://legalacts.ru/doc/prikaz-minfina-rossii-ot-05022021-n-14n-ob-utverzhdenii/) расписывает по шагам путь счёта-фактуры.

1. Поставщик создаёт счёт-фактуру в учётной программе или в сервисе оператора и подписывает его.
2. Оператор поставщика отмечает дату и время, когда получил документ, и пересылает его покупателю. Если у покупателя другой оператор, оператор поставщика обязан передать документ через него - такой обмен называют роумингом.
3. Оператор покупателя доставляет документ и тоже отмечает время. По этим отметкам определяют даты выставления и получения.
4. Покупатель проверяет счёт-фактуру и при ошибке отправляет поставщику уведомление об уточнении, подписанное уполномоченным лицом.

![Путь счёта-фактуры от поставщика через операторов к покупателю](https://kvema.ru/blog/api/inline/cmvk2r2wb01kqqno34nue1mcw-1792706050928-cis81.webp)

*Счёт-фактура проходит через операторов к покупателю.*

Документ составлен по формату ФНС, поэтому учётная программа может прочитать его строки сама.

В [описании 1С-ЭДО от 14.08.2020](https://buh.ru/articles/1s-edo-beskontaktnyy-sposob-peredachi-dokumentov-kontragentam.html) показано, как по входящему файлу автоматически создаётся документ учёта. Новую позицию поставщика при первом получении вручную сопоставляют со своим справочником, а дальше программа узнаёт её сама.

Скан бумажного акта, присланный по почте без электронной подписи, - копия бумажного документа. По [закону о бухучёте](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/) первичный документ составляют на бумаге или в электронном виде с электронной подписью.

## Что по-прежнему делают люди

Оператор доставляет документ, отмечает время и может проверить формат и подпись. Совпадают ли количество и цены с договором и поставкой, проверяет получатель.

![Сотрудник склада сверяет коробки с данными на ноутбуке](https://kvema.ru/blog/api/inline/cmvk2r2wb01kqqno34nue1mcw-1792706110652-xxudd.jpg)

*Сверка поставки остаётся за сотрудником.*

Подпись ставит тот, у кого есть на это право. Руководитель подписывает квалифицированной подписью компании, в сертификате которой он указан. Сотруднику, который подписывает документы от имени компании, нужны своя квалифицированная подпись и машиночитаемая доверенность - электронная доверенность за подписью руководителя. Оформить её можно в сервисе ФНС.

Кто и в какой срок разбирает входящие документы, лучше решить до подключения - так же, как правило для сделок в [CRM-системе](https://kvema.ru/blog/guides/chto-takoe-crm-sistema-zachem-ona) вводят ещё до её покупки.

## Нужно ли подключаться и с чего начать

На ЭДО переходят с каждым контрагентом отдельно. Электронные счета-фактуры по общему правилу выставляют по взаимному согласию сторон и при совместимости технических средств. Если контрагент не согласился, счета-фактуры остаются бумажными. Обязательным электронный обмен бывает в отдельных случаях - например, для счетов-фактур на товары, подлежащие прослеживаемости. Исключения перечислены в [статье 169 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/66291cb6e9896ddcd8aa96ba17cbcba10085683d/).

Подключаться стоит, если контрагент сам зовёт в ЭДО, оригиналы актов приходят спустя недели после отгрузки или бухгалтер перепечатывает в учётную программу строки из сканов.

Если сверка входящих документов с заказами стала регулярной задачей, её можно частично передать программе. Она подготовит данные для проверки, а расхождения и решение о подписи останутся за сотрудником. Такую настройку можно [обсудить с Kvema](https://kvema.ru/kontakty/).

Первый шаг - договориться внутри компании. Решите, какие документы с этим контрагентом пойдут электронно, кто будет их проверять и подписывать. Проверьте подпись, а для сотрудника - и доверенность. Прежде чем переводить документооборот с контрагентами в электронный вид, сверьте с бухгалтером и юристом, какие документы и подписи нужны именно вашей компании.

![Три решения до подключения ЭДО: документы, проверяющий и подписант](https://kvema.ru/blog/api/inline/cmvk2r2wb01kqqno34nue1mcw-1792706199007-nbdij.webp)

*До подключения договоритесь о документах, проверке и подписи.*

Какую рутину уже поручают нейросетям, показано в [разборе пяти задач и их границ](https://kvema.ru/blog/guides/ii-dlya-biznesa-zadachi-kotorye-uzhe).

## Источники

- [Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/1d9a7d8c65fe414edd67ecae8acfa41bdbe52ba1/) и [ст. 17.2](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/e051fd84282463756121b8992b8fa4df155f2886/), редакция от 31.07.2025
- [Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/), редакция от 15.12.2025
- [Налоговый кодекс РФ, ст. 169](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/66291cb6e9896ddcd8aa96ba17cbcba10085683d/), редакция от 04.08.2026
- [Приказ Минфина № 14н о порядке обмена электронными счетами-фактурами](https://legalacts.ru/doc/prikaz-minfina-rossii-ot-05022021-n-14n-ob-utverzhdenii/), редакция от 12.01.2023
- [УФНС по Нижегородской области о машиночитаемой доверенности](https://www.nalog.gov.ru/rn52/news/activities_fts/14931199/), 17.05.2024
- [БУХ.1С: как начать работать с 1С-ЭДО](https://buh.ru/articles/1s-edo-beskontaktnyy-sposob-peredachi-dokumentov-kontragentam.html), 14.08.2020